RPA

はじめに

毎日のように繰り返す、決まった手順のパソコン作業。こうした作業を自動化する手段として知られているのが、RPAです。人の代わりに定型的な操作を行うこのしくみについて、本記事では、その意味や活用される場面、導入にあたって押さえておきたいポイントを整理してご紹介します。

RPAとは？

RPAとは、ロボティック・プロセス・オートメーション（Robotic Process Automation）の略で、パソコン上で行う定型的な作業を、ソフトウェアによって自動化するしくみを指します。ここでいうロボットは、機械の腕のようなものではなく、決められた手順どおりにパソコンを操作するソフトウェアを意味します。

RPAでは、人が普段行っている操作の手順をあらかじめ登録しておくことで、データの入力や転記、ファイルの取得、決まった形式の集計といった作業を、ソフトウェアが自動で繰り返します。登録した手順は、必要に応じて何度でも実行でき、夜間や休日に動かすこともできます。ルールがはっきりしていて、手順が決まっている作業ほど自動化に向いています。一方で、その都度の判断が必要な作業や、例外の多い作業は、そのままでは自動化しにくいという性質があります。まずはどの作業が自動化に向くのかを見きわめることが、活用の出発点になります。向き不向きを最初に整理しておくと、後からの手戻りを減らせます。

RPAがよく使われるシーン

RPAは、定型的な事務作業を効率化したい場面で活用されます。たとえば、複数のシステムへの同じ情報の入力や、データの集計、帳票の作成といった、繰り返しの多い作業が代表的です。

人事や経理、総務といった管理部門でも活用が広がっています。勤怠データの集計、各種の確認作業、定期的な報告資料の準備など、手順の決まった業務を自動化することで、担当者がより付加価値の高い仕事に時間を使えるようになると期待されます。さらに、人が手作業で行うことによる入力のミスを減らす効果も見込めます。同じ作業を、いつも同じ手順で正確に繰り返せる点も、RPAの強みのひとつです。一方で、作業の手順が変わったときには、登録した内容の見直しが必要になります。自動化したまま放置すると、思わぬ誤りが続いてしまうこともあるため、運用の見守りが欠かせません。登録した手順がどのような前提で動いているのかを、記録に残しておくことも有効です。

RPAを理解することの重要性

RPAを理解することは、業務のやり方を見直し、人の力をより有効に活かすうえで役立ちます。繰り返しの作業を自動化できれば、担当者は判断や工夫が求められる仕事に集中しやすくなります。人手が限られるなかで、業務を持続的に回していく手がかりにもなります。空いた時間を、人にしかできない判断や、相手のいる仕事に振り向けられる点も大きな意義です。

一方で、RPAは万能ではありません。自動化を進める前に、そもそもその作業が本当に必要か、手順をもっと簡単にできないかを見直すことが大切です。複雑な手順をそのまま自動化すると、かえって管理が難しくなることもあります。自動化を機に、手順そのものを見直して、より簡単にできないかを考えることも大切です。また、どの作業を誰が自動化し、誰が見守るのかといった役割を決めておかないと、担当者しか分からないしくみができてしまうおそれもあります。RPAの便利さと、運用上の備えの両面を理解したうえで、効果の見込める作業から段階的に取り入れることが望まれます。

実務で活かすためのチェックポイント