職務分析

職務分析とは？意味と進め方を解説

はじめに

人事評価や採用基準、賃金制度を整えようとしても、そもそもその職務にどのような役割や責任が求められているのかが曖昧なままでは、公平で納得感のある制度を設計することはできません。こうした職務の中身を明らかにする出発点となるのが「職務分析」です。本記事では、職務分析の意味や進め方、関連する取り組みとの違いを解説します。

職務分析とは？

職務分析とは、組織の中で個人に割り当てられた職務について、アンケートやインタビュー、観察といった調査を通じて、その内容を明らかにすることです。英語ではジョブアナリシスと呼ばれます。調査を通じて明らかにする情報には、主な仕事内容、その職務が負う責任の範囲、遂行に必要な知識やスキルなどが含まれます。調査の手法には、対象者に質問票へ記入してもらう質問紙法、担当者に直接話を聞く面接法、実際の業務の様子を確認する観察法などがあり、職務の性質や調査の目的に応じて使い分けられます。

職務分析によって得られた情報を文書化したものは、職務記述書と呼ばれます。また、職務分析の結果は、各職務の相対的な価値を比較・評価する職務評価の土台としても用いられます。職務分析はこれらの取り組みの出発点に位置づけられる、基礎的なプロセスです。

職務分析がよく使われるシーン

職務分析は、ジョブ型雇用への移行を検討する企業で特によく行われます。職務内容に応じて処遇を決めるジョブ型の人事制度では、まず職務そのものを正確に把握することが不可欠であり、その第一歩として職務分析が実施されます。

等級制度や賃金制度を再構築する場面でも、各職務の実態を把握するために職務分析が行われます。また、採用選考の基準を明確にする場面や、人員配置・異動の判断材料を整理する場面、教育研修で強化すべきスキルを特定する場面など、幅広い人事施策の土台として活用されます。近年では、担当者の異動や退職にともなう業務の属人化を防ぐ目的で、職務の内容を棚卸しする手段として職務分析を活用する企業も見られます。

職務分析を理解することの重要性

職務分析を理解することは、人事制度全体の納得感と公平性を支えるうえで重要です。職務の実態を正確に把握しないまま等級や賃金を決めてしまうと、実際の業務内容と処遇が見合わない状態が生まれ、従業員の不満につながりかねません。

また、職務分析を丁寧に行うことで、採用時に求める人材像や、教育研修で強化すべきスキルもより具体的に描けるようになります。人事担当者が職務分析の考え方を理解しておくことは、評価や処遇だけでなく、採用や育成を含めた人事施策全体の精度を高めることにつながります。特に、職務給の導入を検討する企業にとっては、賃金の根拠となる職務の価値を客観的に説明できるかどうかが従業員の納得感を左右するため、職務分析の精度がそのまま制度全体の信頼性に直結します。