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はじめに
育児や介護を理由に働き方を変えたいと考えている従業員が、会社に利用できる制度を知らないまま、やむを得ず退職してしまうケースは少なくありません。せっかく両立支援制度を整備していても、従業員本人に届かなければ意味がなく、知らないまま離職を選んでしまえば会社にとっても大きな損失です。この記事では、そうした事態を防ぐために事業主に義務づけられている「個別周知・意向確認」について、育児分と介護分それぞれの内容を整理して解説します。
個別周知・意向確認とは？
個別周知・意向確認とは、従業員から妊娠・出産や家族の介護に関する申し出があった際に、事業主が利用できる両立支援制度の内容を個別に知らせ、制度を利用する意向があるかどうかを確認する措置です。育児・介護休業法の改正により、育児分は2022年4月から、介護分は2025年4月から、それぞれ事業主の義務となりました。
育児分は、従業員本人またはその配偶者の妊娠・出産等の申し出があった場合が対象で、育児休業制度の内容、申出先、育児休業給付金に関する情報などを知らせます。介護分は、従業員が家族の介護に直面したことを申し出た場合が対象で、介護休業や仕事と介護の両立支援制度の内容、申出先、介護休業給付金に関する情報を知らせます。介護分は勤続年数の長短にかかわらず対象となる点が特徴です。
周知と意向確認の方法は、面談（オンライン面談を含む）、書面の交付、ファクシミリの送信、電子メールやSNSメッセージの送信のいずれかから事業主が選択できます。従業員が複数の方法の併用を希望する場合は、それにも応じることが望ましいとされています。なお、意向確認はあくまで利用の希望を聞き取るための手続きであり、制度の利用を強要したり、逆に利用を控えるよう誘導したりすることは認められません。
よく使われるシーン
人事・労務の担当者が、従業員から妊娠の報告や介護に直面した旨の申し出を受けたときに、実施すべき対応として使われます。また、就業規則や育児・介護休業規程を整備する際、周知の対象事項や実施方法を定める条文の検討でも登場する言葉です。管理職向けの研修で、部下から相談を受けた際の初動対応を説明する場面でも使われます。
個別周知・意向確認を理解することの重要性
この措置を怠ると、法令違反となるだけでなく、従業員が利用できる制度を知らないまま介護離職や育児離職を選んでしまう可能性が高まります。会社にとっては、経験を積んだ人材の流出という大きな損失につながりかねません。制度の周知を徹底することは、従業員が安心して申し出をできる職場づくりにも直結します。あわせて、申し出を理由とした不利益取り扱いを行ってはならないという原則も、担当者が正しく理解しておく必要があります。
特に介護分は、育児分と異なり、申し出をする従業員の年齢層や勤続年数がさまざまであり、管理職自身が介護と仕事の両立を経験したことがない場合も多くあります。そのため、人事部門だけでなく、現場の管理職にも周知事項や対応の流れを理解してもらうことが、制度を実効性のあるものにするための鍵になります。
実務で活かすためのチェックポイント
- 育児分と介護分で、対象となる申し出の内容と周知事項がそれぞれ異なることを区別して運用できているか
- 周知・意向確認の記録を書面やメールの送信履歴などで残し、実施した事実を後から確認できるようにしているか
- 面談やオンライン面談を行う担当者が、育児休業給付金や介護休業給付金の概要まで説明できる知識を持っているか
- 申し出をした従業員に対して、配置転換や評価上の不利益な取り扱いが生じていないかを人事側で確認しているか
- 就業規則や育児・介護休業規程の記載内容が、2025年4月施行の介護分の義務化に対応できているか
よくある質問（FAQ）
Q. 意向確認の結果、従業員が制度の利用を希望しなかった場合はどうすればよいですか。
A. 利用しない意向が確認された場合でも、周知と意向確認を実施した事実の記録を残しておくことが重要です。将来、事情が変わった際に再度相談できる旨を伝えておくとよいでしょう。
Q. 介護分の周知は、介護休業を取得する従業員にのみ行えばよいのでしょうか。
A. 介護休業の取得を前提とせず、家族の介護に直面した旨の申し出があった時点で実施する必要があります。短時間勤務など他の両立支援制度の利用を検討している従業員も対象です。
Q. 周知・意向確認を実施したことを証明する書類は、どの程度の期間保管すればよいですか。
A. 法令上の保管期間が明示されているわけではありませんが、労務管理上のトラブル防止の観点から、他の労務関係書類と同様に一定期間は保管しておくことをおすすめします。自社の文書管理規程とあわせて取り扱いを決めておくとよいでしょう。
自社の人材育成・組織課題に関するご相談
個別周知・意向確認の運用体制づくりや、両立支援制度を活用しやすい職場づくりには、実務に即した知識の整理と、管理職への浸透が欠かせません。自社の人材育成や組織課題について相談したい方は、ぜひ下記よりお問い合わせください。
✺ Editor’s Memo
現場での運用は、業界・規模・組織文化によって大きく変わります。記事内のインタビュー事例も併せて参考にしてください。
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