月額変更届

はじめに

昇給や降給、手当の新設・廃止といった固定的賃金の変動があったとき、社会保険料の計算をそのままにしておいてよいのか、迷う人事労務担当者は少なくありません。社会保険料は標準報酬月額に基づいて算定されますが、賃金の変動に応じて年の途中でこれを改定する仕組みが設けられています。その手続きにあたるのが「月額変更届」です。本記事では、月額変更届の意味や提出が必要となる場面、実務上の注意点を整理してご紹介します。

月額変更届とは？

月額変更届とは、従業員の固定的賃金に変動があり、社会保険料の算定基礎となる標準報酬月額に一定以上のずれが生じた場合に、標準報酬月額を改定するため事業主が年金事務所等に提出する届出のことです。正式名称は「健康保険・厚生年金保険 被保険者報酬月額変更届」といいます。

標準報酬月額は、原則として毎年7月に行われる「算定基礎届」の手続きによって年に1度見直されますが、昇給や降給などにより賃金水準が大きく変わった場合、次の定時決定を待たずに改定する必要があります。これを「随時改定」といい、その手続きのために提出するのが月額変更届です。随時改定の対象となるのは、固定的賃金に変動があり、変動月から3か月間に支払われた報酬の平均額をもとに算出した標準報酬月額と、従来の標準報酬月額との間に原則2等級以上の差が生じ、かつその3か月とも支払基礎日数が17日以上ある場合です。

よく使われるシーン

月額変更届が話題になる代表的な場面として、定期昇給やベースアップによって基本給が大きく変わったとき、役職手当や住宅手当といった固定的な手当が新設・廃止・変更されたとき、時給制から月給制への雇用形態の変更にともない賃金水準が変わったときなどが挙げられます。反対に、時間外労働手当のように月ごとに変動する非固定的賃金だけが変化した場合は、随時改定の対象とはなりません。

人事労務の実務では、昇給や手当変更が発生した都度、対象となる従業員をリストアップし、変動月から3か月間の報酬額を確認したうえで、随時改定の要件に該当するかどうかを判定する作業が発生します。給与計算システムと連動させて、該当者を漏れなく把握できる体制を整えている企業も多く見られます。

月額変更届を理解することの重要性

月額変更届の提出を怠ると、実際の賃金水準と標準報酬月額との間にずれが生じたまま社会保険料が算定され続けることになります。これは、従業員本人の将来受け取る年金額や、傷病手当金・出産手当金といった給付額の計算にも影響を及ぼすため、看過できない問題です。また、事業主として本来納付すべき保険料と異なる額を納めている状態が続くと、後日まとめて追徴や還付が発生し、経理処理が煩雑になるおそれもあります。

随時改定の要件判定は、固定的賃金の変動月や支払基礎日数の数え方など、実務上判断に迷う点が少なくありません。誤った判定を防ぐためには、給与体系の変更が発生した際に、人事・給与担当者間で情報を確実に共有し、随時改定の該当性を都度確認する仕組みを整えておくことが重要です。

とりわけ、複数の手当が同時に変更されるケースや、月をまたいで異なる変動が重なるケースでは、判定を誤りやすくなります。給与規程の改定時にはあらかじめ随時改定への影響を確認するチェック項目を設け、人事・給与・社会保険手続きの担当者が連携して確認する体制を整えておくと、見落としを防ぎやすくなります。